Как подсчитать потраченное время

У деловых современных людей каждая минута на счету. Бутерброд с утра дожевать не успевают, чашку чая не допьют — все спешат, торопятся, боятся не успеть. Несутся на работу, стоят в пробках, потом придут, сядут — и давай бумажки разбирать. И времени ни на что не хватает, прям хоть плачь. И если у вас наблюдаются похожие проблемы, то вам срочно нужно овладеть наукой под названием тайм-менеджмент. И сделать это проще всего с помощью мобильного телефона.

Определимся с понятиями
  • Тайм-менеджер — это человек сознательный и осмысленный. Он строит свою жизнь, ставит реальные цели и стремится к их достижению.
  • Тайм-менеджмент — это комплексная технология организации деятельности.
  • Аврал — выполнение работы при острой нехватке времени. В классическом тайм-менеджменте авральная работа не одобряется: планирование на то и создано, чтобы были учтены все возможные варианты развития событий. Несмотря на это очевидно, что руководитель, владеющий методами эффективного управления авралами, имеет более широкие возможности, чем руководитель, способный исключительно в стабильной плановой работе. Кроме того, достаточно многие люди специально ставят себя в рамки, ограничивающие время, чтобы достичь максимальной эффективности.
  • Борьба за время — начинается каждый раз, когда приближается так называемый «дедлайн» — дата или время, к которому должна быть выполнена та или иная задача. Как правило, если работа сдана позже этого критического срока, ее результаты имеют практически нулевую ценность.
  • «Текучка» — повседневные, рутинные текущие задачи. Например, еженедельный отчет для руководства, ежедневная новость на сайт и разбор почты по утрам. Каждая такая задача, как правило, небольшая по объему, времени и по получаемому результату. В совокупности же такие вопросы имеют свойство разрастаться в объеме, занимая львиную долю времени. Противоположностью «текучки» являются проектные задачи, решение которых позволяет подняться человеку на более высокий уровень в своем профессиональном развитии.

Как известно, время — деньги, поэтому попробуйте перевести ваше бесконечное копание в бумажках в процент от зарплаты. Много? То-то же! Чтобы все упорядочить, везде успевать и вообще быть молодцом, люди и придумали хитрую штуку — тайм-менеджмент.

Как показывает практика, и завтрак, и проблемы с транспортом, и утренняя борьба с бумажными завалами должны быть занесены в общий список дел, чтобы как можно быстрее с ними разделаться и заняться более важными. Можно делать пометки и расклеивать их на самых видных местах, вести органайзер, завести себе разграфленный ватманский лист с подробным планом действий и повесить его на стену, а для коллективного планирования нередко делают специальный стенд, на который приклеиваются стикеры с «напоминалками». Многие предпочитают пользоваться классическими бумажными органайзерами. Бумажный вариант очень удобен и эффективен для оперативного и тактического планирования, когда задач очень много, причем все они привязаны к точному времени исполнения. К сожалению, строчек там мало, да и как на тебя посмотрят партнеры по бизнесу, если в ежедневнике будет написано «Выпить яду после встречи с М.»? А ведь некоторым гражданам такие записи необходимы, поскольку если они не будут ежедневно составлять списки встреч и визитов, то непременно запутаются и пропустят самое важное. Можно иметь несколько ежедневников: один личный, другой рабочий, но таскать при себе гроссбухи, пусть и в самом дорогом и красивом переплете, не слишком удобно. Но раз уж мы с вами живем в мире, где есть мобильные телефоны, смартфоны, КПК и ноутбуки, то грех было бы не воспользоваться их широчайшими возможностями.

Принцип Парето или правило 80/20

Чтобы управлять своим временем, для начала нужно научиться его считать. Попробуйте распланировать дела на несколько недель вперед и посмотрите, сколько времени отнимает выполнение каждого пункта в вашем плане. Кроме того, попутно записывайте все дела, которыми вы занимаетесь на рабочем месте. Смотрел стандартную рассылку с любимого сайта 42 минуты? Еще три потратил на пересылку новых анекдотов всему офису? Еще час набирал ответы на письма и сортировал письма? Все заносим, ничего не теряем! Теперь присваиваем каждому событию степень важности — А, В или С. Дела А нужно было выполнить под страхом смерти, события В только после того, как все А выполнены. А вот С можно было бы попросить сделать и коллегу по работе или секретаря.

После такого аудита вы можете обнаружить, что лишь 20% мероприятий требуют особой срочности, а остальные на ход дела влияют не слишком сильно. Вот вы и получите то самое пресловутое правило 80:20, изобретение которого приписывается итальянскому социологу-экономисту Вильфредо Парето. Обычно оно звучит так: «Большая часть усилий пропадает зря». Ведь на выполнение самых важных дел вы тратите только 20% времени, а 80% затраченных усилий так и не принесут никаких плодов...

Аппаратура для тайм-менеджмента

Телефон все более-менее вменяемые граждане предпочитают носить при себе. Некоторые особо занятые личности даже в туалет ходят с мобильным телефоном, потому что звонит он постоянно. Современный аппарат не просто легок и невелик, но и наделен цветным экраном, средствами для связи с компьютером (Bluetooth, IrDA) и встроенным модемом (WAP, GPRS) для получения данных из интернета.

Преимущества использования мобильного телефона при тайм-менеджменте очевидно — поскольку трубка всегда с тобой, все напоминания и изменения в графике можно увидеть сразу. Правда, есть и недостатки — очень маленький объем памяти для создания заметок (не более 10 Мб). Многие люди, отключая напоминание, сразу же забывают о запланированном мероприятии. В некоторых телефонах нет возможности отложить задачу на какой-то срок, что крайне неудобно.

Если простые мобильные телефоны не идеальны в смысле организации жизненного пространства и времени, то смартфоны гораздо больше соответствуют всем требованиям. Объем памяти очень часто ограничен прошивкой телефона, но есть модели (например, Nokia 3650) с возможностью ее расширения. С каждым годом софт для тайм-менеджмента, предназначенный для установки на смартфонах, становится все лучше, а аппарат долго работает без подзарядки и быстро подзаряжается.

Для планирования времени и дел КПК очень удобны. Маленькие легкие наладонники с практически большим объемом памяти (все зависит только от размеров вашей флэшки) позволяют установить массу нужного ПО. На сегодняшний день существует множество программ, помогающих спланировать свое время. Единственный серьезный недостаток КПК — малое время работы без подзарядки (в среднем 7—9 часов).

Преимущества ноутбуков при активном образе жизни неоспоримы — полноценный компьютер, который можно взять с собой, просто создан для солидных и деловых людей, не привыкших тратить время впустую. Но у ноутбуков есть проблемы с весом и размерами, а новейшие «облегченные» модели стоят пока слишком дорого.

Убиваем обезьянок

«Обезьянки» — это проблемы, рабочие вопросы или задачи, которые не входят в список ваших непосредственных обязанностей, не находятся в списке задач, но так или иначе требуют ответных действий. «Дай мне подумать, и я дам тебе ответ позже», «Пришли мне письмо» — было такое? Принял «обезьянку», навесил на себя еще одно незапланированное дело. Кстати, чем более мобилен человек, тем больше «обезьянок» на него вешают. Чтобы такие дела не портили график, их надо предусмотрительно занести в план... В графу «Разное». Вы спросите, как это сделать? Тут нам на помощь придет гибкое планирование, при котором возможно оперативное изменение планов в зависимости от обстоятельств. Чтобы быстро и эффективно решать появляющиеся срочные дела, в обычный план стоит заложить резерв времени. Если на дела типа А запланировано 3 часа 45 минут, на В-дела — 45 минут, а на С — 15 минут, то в резерве остаются как раз те самые часы для вновь появляющихся вопросов.

Разобраться с «обезьянками» в положенное время поможет следующий алгоритм: объясняем свою ситуацию (что будет, если ты не сделаешь текущую работу), выражаем заинтересованность в решении нового поручения, договариваемся, когда сможем его выполнить, или же намекаем, что есть куда более компетентные в этих вопросах люди («перевешиваем обезьянку»).

Программы для планирования

Все программы для тайм-менеджмента делятся на 3 категории.

  • Project-менеджеры — программа рассчитана на планирование проектов. Например, ответственному за строительство нового бизнес-центра следует выполнить множество задач: правильно оформить всю необходимую документацию, нанять рабочих, заложить фундамент, построить стены, подключить коммуникации, сделать внутреннюю отделку, нанять обслуживающий персонал и сдать офисы в аренду
    У каждой из этих задач может быть огромное количество подзадач, таких как встреча с чиновником для получения лицензии, согласование договора у юристов, съемка и получение кадастрового плана земельного участка, на котором будет строиться здание, подготовка и согласование архитектурного плана... А ведь еще к встрече важной комиссии нужно подготовиться! Вот на каждое это событие (задачу, подзадачу) уже и назначаются свои дата и время, ответственные и дедлайн.
  • Аутлайнеры (от англ. outliner — «планировщик»). Бывает такое, что сталкиваешься с заданием, например по учебе, в котором ни одно слово из темы тебе не знакомо. И вот ты по крупице начинаешь отбирать в интернете всяческие сведения: html- и pdf-документы, картинки и просто ссылки. Если их не упорядочить сразу, то при большом объеме может получиться такая свалка информации, в которой черт ногу сломит. И вот тут на помощь придет аутлайнер. Разрозненные информационные документы он сведет в один rtf-файл, в котором графически (с помощью разноцветных схем и диаграмм) будут представлены все необходимые материалы. Единицей информации, с которой работает эта программа, может быть как короткая текстовая справка, так и многостраничная статья. Стоит отметить, что в силу своей специфики программы-аутлайнеры нельзя отнести к органайзерам, зато они очень эффективны при работе с большим количеством информации.
  • Планировщики и электронные календари — просты и потому популярны. Такие программы есть практически в каждом более-менее современном мобильном телефоне. Самым известным планировщиком можно назвать MS Outlook с его календарем: типичный ежедневник, с которым мы сталкивались в прошлой, доэлектронной, жизни. Задаем время и день, отдельной графой идут оповещения — за какое время до начала мероприятия нужно будет напомнить хозяину о том, что событие все-таки состоится в его жизни, и сколько раз ему надо напомнить, чтобы он об этом не забыл. А дальше все просто — определяем приоритеты (А, В или С), присоединяем необходимые файлы, приглашаем участников для общения по Сети и т.п.
Работа с документами

Один документ берем в руки только один раз — это аксиома тайм-менеджмента. Если ее не выполнять, то придется проделывать одно и то же каждый день по нескольку раз. Итак, для начала надо разграничить входящие и исходящие документы. Из входящих выделяем главное: что, от кого, кому, где, сроки, важные детали. Дальше прописываем действия: что делать, приоритеты, сроки, кто ответственный. Вносим в календарь задачи или заводим новый проект. И помните — сразу же убирайте документы в специально отведенное для этого место. Упростить поиск информации среди электронных документов помогут уже упомянутые project-менеджеры. А вот для бумажных придется заводить физические папки с физическими же файлами. Кстати, советуем разложить все документы так, чтобы понятно было не только вам, но и другим сотрудникам.

Регулярно удаляйте ненужные документы.

Если у вас есть склонность откладывать дела на потом, начинайте с выполнения самой неприятной задачи. Не позволяйте себе ни на что отвлекаться: потом взяться за дело будет еще сложнее.






Рекомендуемый контент




Copyright © 2010-2019 housea.ru. Контакты: info@housea.ru При использовании материалов веб-сайта Домашнее Радио, гиперссылка на источник обязательна.