Тайм-менеджмент на Palm OS

Тайм-менеджмент — технология управления временем. Сама формулировка «управление временем» не совсем корректна, поскольку время не предмет, а управлять можно только чем-то осязаемым. Поэтому тайм-менеджмент мы будем определять как перечень правил и хитростей, позволяющих успевать больше за меньшее время. Зародилось это название в 50-х годах прошлого века в Америке. Тамошние бизнесмены начали страдать от нехватки рабочего времени, вот и выдумали себе панацею. Оказалось, что их лекарство может помочь практически каждому человеку, желающему как-то упорядочить свою жизнь.

Управление временем подразделяется на ряд крупных блоков:

  • Постановка целей.
  • Принятие решений.
  • Принципы планирования работы.
  • Инструменты оптимизации деятельности.

Первые три блока за последние 20 лет практически не изменялись. Более того, при принятии решений до сих пор используется правило Парето, описанное еще в XIX веке. Это правило гласит, что только 20% дел, которые вы делаете, приносит вам 80% результата. Поэтому, если сконцентрироваться исключительно на этих — ключевых — задачах, можно достичь высоких результатов на порядок быстрее. Из года в год немного меняются трактовки базовых принципов да появляются новые примеры, подтверждающие правоту предлагаемой теории.

Продолжая разговор, рассмотрим три базовые правила тайм-менеджмента, которые помогут нам лучше управляться со своими делами.

1. Все наши дела нужно разделить на две большие категории: дела, привязанные к определенному времени («надо сделать в 15.15», «ровно в 12.00 быть на месте...») и «ждущие», то есть задачи, не требующие выполнения к конкретной минуте конкретного часа («надо решить вопрос на этой неделе»).

2. Следует организовать быстрый доступ к информации, чтобы можно было найти любые потребовавшиеся данные, будь то контакты, ссылки или документы, в течение всего двух минут.

3. Принятие решений и планирование — два совершенно разных этапа одного процесса, управления временем. Планировать, как правило, удобно в электронном органайзере, а вот принятие решений лучше дается на бумаге с ручкой или карандашом, когда можно погрызть колпачок, скомкать и выкинуть неудачный план. Наконец, определиться в выборе альтернатив, а затем занести все в планировщик. Поэтому шаг первый — определение приоритетов, второй — планирование.

Техника

Другое дело — четвертый блок. Под инструментами оптимизации понимаются технические средства: компьютер, телефон, органайзер и т.д. Сюда же относится и КПК. В теории, новые приборы и технологии призваны облегчить нам жизнь, но только 20% людей, купивших себе наладонники, действительно умеют ими пользоваться и получать желаемые результаты.

«Почему наладонники?» — спросите вы. — «Почему не простой бумажный органайзер или, если уж захотелось хай-тека, не ноутбук?» Но посудите сами — на бумагу банально помещается меньше информации, да и искать ее далеко не так удобно. Ноутбуки же дороги и относительно громоздки — их не потаскаешь с собой по городу целый день. А вот КПК — это как раз то, что надо. Он удобен и компактен, чего же еще желать?

В этой статье мы решили описать способы управления временем при помощи наладонника Palm Tungsten T3.

Почему именно эта модель? В нее встроен диктофон, у нее достаточно быстрый процессор, она мала и обладает неплохим дисплеем с разрешением 320х480 пикселей. Кроме того, она относительно дешева — сегодня такую машинку можно приобрести за $300.

Теоретическая база

Определившись с технической стороной дела, решим, какие правила мы заложим в нашу систему сбережения времени. Она должна быть:

  • простой как в использовании, так и в освоении;
  • совместимой с общепризнанными стандартами;
  • заменяемой, дублируемой, чтобы была возможность делать резервные копии;
  • надежной; как можно меньше перезагрузок; и данные теряться не должны.

Исходя из вышеописанного, на наладоннике мы будем использовать по возможности только стандартные, предустановленные на КПК программы.

Заглянув в таблицу, расположенную чуть ниже, вы поймете, какие именно задачи позволяет решать каждая из программ, входящих в поставку Palm OS.

Нужно Подходящие программы Быстро зафиксировать идею Voice Memo
Notepad Запланировать какое-то событие или встречу Calendar Спланировать серьезное дело, проект Tasks Хранить информацию Memo Работать с документами Documents To Go Немножко отдохнуть Photos, RealOne Записать чей-то телефон или адрес Contacts

А теперь разберем подробнее, как настроить управление своими делами на КПК.

Фиксирование идей Notepad

Эта программа используется для ведения рукописных заметок. Писать от руки человеку проще, чем обучаться набору текста с помощью граффити.

Очень полезна возможность настроить напоминание к каждой заметке. К примеру, вы записали, что нужно купить в магазине, и поставили сигнал на 19:30, потому что примерно в это время заходите после работы в супермаркет. Ровно в это время заметка напомнит о себе, и, взглянув на экран, вы вспомните, чего именно не хватает в вашем холодильнике.

Запускается Notepad нажатием на клавишу быстрого вызова на лицевой панели КПК.

Чтобы настроить напоминание, нужно войти в Menu > Options > Alarm, указать время и нажать на кнопку ОК.

Voice Memo

Когда у вас нет времени записать нужную информацию на бумагу или просто ввести от руки в КПК, воспользуйтесь диктофоном, встроенным в наладонник.

Программа Voice Memo позволяет в три клика записать любой текст, какой только придет вам в голову. А на Tungsten T3 запись можно включить одной рукой. Как и в Notepad, к заметкам можно привязывать напоминания, чтобы в нужный час КПК вас разбудил или напомнил о задачах бодрящим голосом начальника.

Также, при включении записи, в названии файла фиксируется дата и время. В будущем это пригодится вам для сортировки заметок.

Запись событий и встреч Calendar

У Palm есть горячая клавиша «Календарь», нажатие на которую вызывает список занесенных в память наладонника дел и встреч. Если нажать на нее еще раз, вы перейдете в режим редактирования распорядка дня. После третьего нажатия перед вами предстанет сетка недели, а после четвертого — сетка месяца. Благодаря этому вы можете быстро получить доступ к записям, орудуя только одной рукой.

При записи нового события можно задать следующие параметры:

  • Продолжительность (время начала и окончания встречи).
  • Дата.
  • Напоминание (нужно ли напоминать о грядущей встрече и за сколько минут/часов/дней до ее начала).
  • Место проведения встречи.
  • Категория.
  • Повторение (будет ли событие повторяться, и если да, то с какой периодичностью).
  • Заметки.

Думаю, подробно разъяснять назначение полей излишне.

Планирование задач и проектов Tasks

Основное назначение этой утилиты — запись и наблюдение за выполнением серьезных задач с несколькими контрольными сроками либо выполняющихся с определенной периодичностью (еженедельно, раз в месяц в определенное число и т.д.).

При занесении в базу новой информации можно задать следующие параметры:

  • Название.
  • Приоритет (от 1 до 5 в порядке убывания важности).
  • Категория.
  • Даты выполнения.
  • Напоминание.
  • Повторение.
  • Заметки.

К примеру, вы создаете задачу «Оплатить коммунальные услуги». Приоритет 1, категория «Личное», дата выполнения — 25 число текущего месяца, напоминание за 2 дня в 10.00. И напоследок сообщаете КПК, что повторяться задача должна каждое 25-е число. В заметки можно занести в столбик суммы, которые придется потратить на различные коммунальные услуги. Дело сделано — теперь каждый месяц, в один и тот же день, наладонник станет напоминать вам о необходимости сходить в банк и расстаться с некоторой суммой.

На создание такой записи вам потребуется один раз потратить 2—3 минуты личного времени.

Кстати, если условия выполнения задачи периодически меняются, то вы сможете без труда изменить параметры (на что уйдет секунд 20) — и снова будете на коне.

Хранение данных Memos

В этой программе можно вести короткие заметки, разбитые по категориям. Учитывая, что с большими текстами лучше работать в Word, данную программу мы рекомендуем использовать как аналог бумажных стикеров, которые многие из нас лепят на свои мониторы.

К примеру, сюда можно записывать названия книг, которые вы хотите купить, паспортные данные, коды карт оплаты мобильной связи и интернета.

Работа с документами Documents To Go

Это не одна программа, а целый пакет для работы с файлами в форматах Word, Excel и PowerPoint. В интернете можно найти патчи для обучения Documents To Go русскому языку, написанные новыми кулибиными. Версия 6.005 (695) работает вполне стабильно и достойна всяческих похвал. На более свежую — седьмую — версию от пользователей иногда поступают жалобы.

Что приятно в этом пакете, так это возможность редактировать документы на русском языке без дополнительного конвертирования (Documents To Go замечательно справляется с «родными» DOC- и XLS-файлами). К примеру, вы работаете на компьютере с таблицами. После кидаете их на флэшку и в дороге вносите некоторые изменения в файл. По прибытии на встречу сбрасываете данные на компьютер и демонстрируете сотрудникам. Менять формат файла при копировании на/с КПК не нужно.

Кстати, для чтения книг я тоже использую Documents To Go, а не читалки, которых десятки. Дело вот в чем. Читать можно в двух режимах: для души (как правило, художественную литературу) и по работе. Во втором случае требуется делать пометки, вносить свои замечания, исправления. Программы для чтения чаще всего ничего этого делать не позволяют, а вот Documents To Go — сколько угодно. Забросили книгу в КПК и по мере чтения цветом выделяете важные моменты. В дальнейшем вы Отдых Photos

Используется для просмотра графических файлов. Photos позволяет не только пролистывать картинки, но и переименовывать и удалять файлы.

Предположим, вы отсняли фотосессию на цифровике. Далее вставляете карту из фотоаппарата в Palm и тут же решаете, что оставить, а что уничтожить. Особенно это помогает в дороге.

Также можно закачать файлы с ПК и сортировать, пока едете в метро.

RealOne

Это обычный медиаплеер. Функционал у него не очень широкий: создание плейлистов, повтор треков, случайный выбор композиции — вот, пожалуй, и все. Плюс только в том, что утилита бесплатно поставляется вместе с наладонниками. А так как автор не меломан, а практик, то этого вполне достаточно.

Но вот вопрос — как использовать RealOne для управления временем. Очень просто. Современный человек много времени проводит в дороге. Терять эти драгоценные часы (заметьте, даже не минуты!) каждый день — расточительно. Именно поэтому широкую популярность получили аудиокниги и звуковые курсы. Чего только там нет! От классической художественной литературы до «английского за рулем».

Записал MP3-файл с аудиокнигой в наладонник — и руки свободны (это вам не бумажную книгу читать), и время идет с пользой.

Правда, здесь не обойтись без flash-карты. Наиболее оптимальное сочетание цена/объем у флэшек на 512 Мбайт.

Кстати, на личном опыте я выяснил, что качественного усвоения аудиокурса можно достичь за 2—3 прослушивания, поэтому, прежде чем залить новый учебник, прогоните старый несколько раз — не пожалеете.

Хранение контактной информации Contacts

Это одно из самых полезных пальмовых приложений. Понятное дело — общаться с другими людьми приходится с утра до вечера, а для этого с ними нужно связаться по телефону или e-mail. Как и во многих органайзерах, тут масса полей, в которых можно фиксировать чуть ли не истории болезней. Но!.. Фактически для тайм-менеджмента нам из 20 имеющихся полей нужны только ключевые:

  • Фамилия.
  • Имя и отчество.
  • Компания.
  • Заголовок (удобно записывать сферу деятельности человека, должность).
  • Номера телефонов (рабочий, домашний, мобильный и т.д.).
  • E-mail.
  • День рождения.  

Все остальное вам почти наверняка не понадобится.

Также в Contacts предоставляется возможность сортировки по категориям.

***

В завершение обзора стоит сказать, что в Tungsten T3 реализован поиск по всем программам и документам. Поэтому, если известно ключевое слово или его часть, найти нужную информацию не проблема.






Рекомендуемый контент




Copyright © 2010-2019 housea.ru. Контакты: info@housea.ru При использовании материалов веб-сайта Домашнее Радио, гиперссылка на источник обязательна.